NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ MÃ SỐ MÃ VẠCH CỦA HÀNG HÓA

Để tạo thuận lợi và nâng cao năng suất, hiệu quả trong bán hàng và quản lý kho người ta thường in trên hàng hoá một loại mã hiệu đặc biệt gọi là mã số mã vạch của hàng hoá.

Đăng ký mã số, mã vạch là một giải pháp để doanh nghiệp quản lý và bảo vệ sản phẩm, trước nạn hàng nhái, hàng giả đem lại cho khách hàng dấu hiệu nhận biết riêng khi mua sản phẩm.

Một số vấn đề chung về mã số, mã vạch

Ngày nay các sản phẩm ngày càng đa dạng, phong phú về kiểu dáng và chất lượng. Một doanh nghiệp có thể có hàng ngàn các loại sản phẩm khác nhau cần quản lý do vậy Doanh nghiệp phải có một công cụ hiệu quả để quản lý nhằm mang đến sự tiện lợi trong kiểm kê hàng hóa, quản lý dòng sản phẩm cũng như kiểm soát được sản phẩm trên thị trường.
Mã số mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động dựa trên nguyên tắc: Đặt cho đối tượng cần quản lý một dãy số (hoặc dãy chữ và số), sau đó thể hiện dưới dạng mã vạch để máy quét có thể đọc được. Trong quản lý hàng hoá người ta gọi dãy số và dãy vạch đó là mã số mã vạch (MSMV) của hàng hoá.

Cấu trúc của mã số hàng hóa
Mã số hàng hóa (Article Number Code): Là ký hiệu bằng một dãy chữ số nguyên thể hiện như một thẻ để chứng minh hàng hóa về xuất xứ sản xuất, lưu thông của nhà sản xuất trên một quốc gia (vùng) này tới các thị trường trong nước hoặc đến một quốc gia (vùng) khác trên khắp các châu lục. Bởi vậy, mỗi loại hàng hóa sẽ được in vào đó (gắn cho sản phẩm) một dãy số duy nhất. Đây là một sự phân biệt sản phẩm hàng hóa trên từng quốc gia (vùng) khác nhau, tương tự như sự khác biệt về mã số điện thoại. Trong viễn thông người ta cũng quy định mã số, mã vùng khác nhau để liên lạc nhanh, đúng, không bị nhầm lẫn.

Cấu tạo của mã số hàng hóa: Đến nay, trong giao dịch thương mại tồn tại02 hệ thống cơ bản về mã số hàng hoá: Một là, hệ thống mã số hàng hoá được sử dụng tại thị trường Hoa Kỳ và Canada. Đó là hệ thống UPC (Universal Product Code), được lưu hành từ thập kỷ 70 của thé kỷ XX cho đến nay. Hai là, hệ thống mã số hàng hoá được sử dụng rộng rãi ở các thị trường còn lại của thế giới, đặc biệt là châu Âu, châu Á,…; trong đó phổ biến là hệ thống EAN (European Article Number). Trong hệ thống mã số hàng hoá EAN có 2 loại ký hiệu con số: Loại EAN-13 và EAN-8.

Cấu trúc của mã vạch hàng hóa
Mã vạch (Barcode): Là hình ảnh tập hợp ký hiệu các vạch (đậm, nhạt, dài, ngắn) thành nhóm vạch và định dạng khác nhau để các máy đọc gắn đầu Laser (như máy quét Scanner) nhận và đọc được các ký hiệu đó. Bằng công nghệ thông tin, các mã vạch này được chuyển hóa và lưu trữ vào ngân hàng Server.
Mã vạch sẽ được trình bày kèm theo mã số và tập hợp thành những hình ảnh và ký tự số tạo nên thang số được gọi MS-MV hàng hóa.
Cấu trúc mã vạch: Mã vạch EAN-13 hoặc mã vạch EAN-8 là những vạch tiêu chuẩn có độ cao từ 26,26 mm đến 21,64 mm và độ dài từ 37,29 mm đến 26,73 mm.
Cấu trúc mã vạch cũng do các tổ chức quốc gia về EAN quản lý và phân cấp đối với các doanh nghiệp.

Một số đặc tính ưu việt của công nghệ mã số mã vạch

Hiệu suất: Nhận dạng tự động thay thế ghi chép bằng tay nên giúp: Giảm nhân công, tiết kiệm thời gian, dẫn đến tăng hiệu suất công việc.
Chính xác: Với cấu trúc được tiêu chuẩn hoá, an toàn và đơn giản mã số mã vạch cho phép nhận dạng chính xác vật phẩm và dịch vụ, thay thế khâu “nhập” và “truy cập” dữ liệu bằng tay, do đó cho “kết quả” chính xác, không nhầm lẫn.
Thông tin nhanh: Mã số mã vạch giúp thu thập và cung cấp thông tin nhanh, giúp cho các nhà kinh doanh và quản lý có thể có những quyết định đúng đắn và kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý.
Thoả mãn khách hàng: Do tính hiệu suất, chính xác, thông tin nhanh, mã số mã vạch giúp đáp ứng khách hàng về mặt thời gian, số lượng hàng, chủng loại, về chất lượng hàng và dịch vụ, tính tiền nhanh và chính xác, hướng dẫn lựa chọn hàng hoá và dịch vụ theo yêu cầu.
Bên cạnh đó, Công nghệ mã số mã vạch còn là vũ khí cạnh tranh hữu hiệu trong kinh doanh, nâng cao lợi ích kinh tế và uy tín thương mại của Doanh nghiệp vì:(i) Do có những tính ưu việt trên, mã số mã vạch EAN được chấp nhận ở mọi điểm trong “chuỗi cung ứng” quốc tế và trong mỗi quốc gia thành viên. (ii) Trong dịch vụ trao đổi thông tin điện tử, mã số mã vạch là ngôn ngữ quốc tế để soạn thảo các gói tin (messages) về đơn hàng, vận chuyển, thanh toán, nghiên cứu thị trường, đối tác, khiếu nại… Đây là điều kiện không thể thiếu được và là một thách thức với các bên tham gia vào thương mại điện tử toàn cầu. (iii) Do đáp ứng được yêu cầu khách hàng, mã số mã vạch có thể tạo điều kiện mở rộng thị phần, tham gia vào thị trường quốc tế và đẩy mạnh kinh doanh xuất nhập khẩu.Ngoài ra, mã số mã vạch cũng là công cụ hữu ích trong việc quản lý hoạt động nội bộ của Doanh nghiệp như: Theo dõi và điều hành quá trình xuất nhập nguyên vật liệu; quản lý kho; quản lý nhân sự, quản lý vốn kinh doanh…

Làm thế nào để có mã số mã vạch trên sản phẩm?

Muốn có mã số mã vạch trên hàng hoá để xuất khẩu hay bán tại các siêu thị, trước tiên các doanh nghiệp phải đăng ký với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) để được cấp mã doanh nghiệp GS1. Sau đó, doanh nghiệp tự lập mã mặt hàng (mã I) cho từng sản phẩm của mình. Thủ tục đăng ký sử dụng MSMV được quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN ngày 23/8/2006. Để được sử dụng và duy trì sử dụng mã số doanh nghiệp GS1, Doanh nghiệp sẽ phải đóng phí đăng ký và phí duy trì hàng năm. Hai loại phí này do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN

Trên đây là bài viết nhằm làm rõ về những điều cần biết về mã số mã vạch. Trường hợp bạn đọc cần tư vấn chi tiết hơn, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin như sau:

• Hotline: 028 6271 0346 (Ms.Hao)
• Email: info.ipleader@gmail.com
• Website: https://ipleader.vn 
• Fanpage Facebook: https://www.facebook.com/IPLEADER.LTD 
• Địa chỉ: Phòng 306, Tầng 3, Vietphone Office Building, 127-129 Hoàng Văn Thụ, Phường 8, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh